Đào tạo xong nhân viên đi mất là lỗi của ai? bài về nhân sự

Bài về nhân sự khá thú vị

  1. nhân sự và giữ chân nhân sự bao gồm các vấn đề về – đào tạo – tuyển dụng – giữ chân nhân sự từ đó mà hiểu rằng việc chọn lọc/ hỗ trợ / niềm tin của nhân viên khi tới zen
  2. “Có không giữ, mất đừng tìm”. Bí quyết giúp nhân viên mới gắn bó với công ty “lâu” và “dài”

    Tuân VŨ

    Tuân VŨ

    Quãng thời gian đầu khi mới vào công ty luôn được coi là một trong những dấu mốc quan trọng đối với các bạn nhân sự khi bắt đầu làm việc. “Nếu người lao động có ấn tượng tốt về công ty ngay trong ngày đầu tiên đi làm thì tỉ lệ gắn bó của nhân viên đó sẽ được tăng lên đáng kể”.

    Chính vì thế, qúa trình đào tạo hội nhập nhân viên mới là rất cần thiết và là nền tảng vững chắc giúp các bạn có thể hoà nhập sớm với công ty, môi trường làm việc để hoàn thành công việc được giao.

    Tuy nhiên, đối với nhiều tập đoàn hiện thời từ quy mô nhỏ đến quy mô lớn thì việc đào tạo hội nhập nhân viên mới chưa thực sự được “chú trọng” hoặc nếu có thì khi triển khai cũng rất hời hợt dẫn đến việc nhân sự vào chưa được bao lâu sẽ xuất hiện tâm lý hoang mang, chán chường, cô độc và có thể rời bỏ công ty.

    Nhân viên mới chưa có cơ hội được hội nhập, họ cứ thế tự chủ động tìm hiểu tất tần tật thông tin mọi thứ từ A-Z. Người nào thích ứng nhanh, có khả năng chủ động cực kì cao thì cũng phải mất từ 1 – 2 tháng, người nào chậm thì có khi 3 – 4 tháng hoặc nửa năm để tự mò đường và cứ càng làm thì họ lại càng thấy phát sinh nhiều vấn đề mà trên thực tế họ đã có thể được nắm bắt ngay từ đầu nếu phía công ty cung cấp đủ quy trình rõ ràng, mạch lạc.

    Vậy câu hỏi được đặt ra là tại sao công ty lại để nhân viên phải rơi vào tình trạng “tự học” như vậy trong khi mọi thứ đã có sẵn ở trong “quy trình”! Tại sao lại “mất bò mới lo làm chuồng”, tại sao lúc ứng viên gia nhập công ty thì không thật sự quan tâm để đến lúc ứng viên ra đi thì mới trăn trở tìm cách tháo gỡ? Qủa thực đây là hiện trạng khá buồn vì tìm được ứng viên đã khó, mất đi ứng viên lại càng đáng tiếc hơn và nhà tuyển dụng phải nỗ lực hơn nữa để tìm được một nhân sự khác thay thế.

    Trong bài viết lần này, mình xin được đề cập đến các mục đích, thực trạng và các bước trong chương trình đào tạo giúp nhân viên mới có thể hội nhập công ty một cách nhanh và hiệu quả hơn. Để từ đó, các anh chị nhân sự cũng có thể hiểu rõ về những khó khăn và giải pháp của người lao động để gia tăng sự ổn định, tính lâu dài của các nhân sự mới tuyển.

    A. MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC ĐÀO TẠO HỘI NHẬP

    B. NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO HỘI NHẬP

    I. TRƯỚC KHI NHÂN VIÊN ĐI LÀM

    II. NHÂN VIÊN MỚI BẮT ĐẦU ĐI LÀM

    ——– QUY TRÌNH ĐÀO TẠO HỘI NHẬP NHÂN VIÊN MỚI ——–

    A. MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC ĐÀO TẠO HỘI NHẬP

    • Hỗ trợ nhân viên mới dễ dàng thích nghi với tổ chức, hiểu về công ty, và văn hoá doanh nghiệp
    • Rút ngắn thời gian tìm hiểu quy trình, hạn chế mắc lỗi nghiệp vụ không đáng có
    • Xây dựng hình ảnh văn hoá công ty chuyên nghiệp, thân thiện
    • Giảm chi phí tuyển dụng mới, đào tạo lại nhân viên sau này
    • Nắm bắt được mục tiêu, kì vọng của người lao động nhằm có kế hoạch phát triển phù hợp, đúng đắn phát huy tối đa năng lực

    B. NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO HỘI NHẬP

    Nội dung chương trình đào tạo hội nhập cho nhân viên mới sẽ được chia làm 2 giai đoạn bao gồm:

    I. TRƯỚC KHI NHÂN VIÊN ĐI LÀM

    Nội dung check-list công việc:

    Đối với người lao động:

    • Gửi thư mời làm việc và yêu cầu mang hồ sơ công chứng liên quan trong ngày đầu tiên đi làm
    • Gửi bản mô tả, trách nhiệm công việc một cách rõ ràng
    • Ghi rõ thời gian có mặt làm việc
    • Phương tiện làm việc

    Đối với nội bộ công ty:

    • Yêu cầu trưởng bộ phận tiếp nhận và chuẩn bị cho nhân viên mới
    • Chuẩn bị chương trình đào tạo cho nhân viên mới
    • Thông báo nội bộ công ty giới thiệu nhân viên mới
    • Chuẩn bị, sắp xếp chỗ ngồi vị trí & không gian làm việc sẵn sàng

    Phòng ban phụ trách: Phòng Nhân sự, Trưởng bộ phận phụ trách trực tiếp

    II. NHÂN VIÊN MỚI BẮT ĐẦU ĐI LÀM

    1. NGÀY ĐẦU TIÊN

    Chuẩn bị WELCOME KIT

    Cá nhân mình không biết suy nghĩ của mọi người, đặc biệt là các anh chị tuyển dụng trực thuộc các công ty tập đoàn cảm nhận sao, chứ riêng bản thân thì luôn cảm thấy rất háo hức NẾU nhận được những món quà như thế này. Dưới đây là những hình ảnh minh hoạ (ảnh tìm kiếm trên google) về các bộ WELCOME KIT của các công ty dùng để chào đón nhân viên mới được sắp đặt sẵn tại chỗ, vị trí làm việc. Mình đã từng lướt qua trang chủ của Linkedin và có thấy một vài anh chị hiện đang làm việc tại đó chụp lưu giữ và đăng lên một cách rất TỰ HÀO làm mình chỉ nhìn qua một bức ảnh với ấn tượng đầu đã muốn làm việc ngay.

    Tuy nhiên đứng ở góc nhìn của công ty và các nhà tuyển dụng thì mình nhận thấy chắc hẳn các anh chị cũng có nhiều lý do ẩn đằng sau để đưa ra quyết định xem có nên triển khai hình thức này hay không.

    Lợi ích:

    Về mặt tích cực thì đều xuất phát từ mong muốn gắn kết nhân sự với công ty, người lao động cảm thấy được trân trọng và chào đón. Sau buổi làm việc đầu tiên chắc chắn các bạn mới sẽ tích cực chụp, upload ảnh lên trang cá nhân để “tự hào” về những điều hạnh phúc trong ngày đầu tiên đi làm.

    • Gián tiếp PR/ viral hình ảnh chuyên nghiệp và thân thiện của công ty đến với mạng lưới của người lao động
    • Thu hút nhiều hơn nữa sự hứng thú từ các bạn bè của bạn nhân viên mới và từ đó cơ hội tuyển dụng được nhiều ứng viên sẽ được gia tăng
    • Tăng tỉ lệ gắn bó, đóng góp vào sự ổn định của nhân sự đối với công ty

    Khó khăn/ Hạn chế:

    Những điểm được liệt kê dưới đây là những băn khoăn trăn trở mà các anh chị tuyển dụng và công ty còn rất băn khoăn và rất cần sự cảm thông từ phía người lao động như:

    • Ngân sách công ty còn hạn chế, quy mô còn vừa và nhỏ
    • Lo sợ về thời gian làm việc của nhân viên mới (nhiều trường hợp đi làm được buổi đầu thì ngay lập tức thôi việc, tỏ ra thiếu chuyên nghiệp)

    1.1 Chào đón nồng nhiệt

    Thực trạng:

    Nhiều bạn nhân viên mới khi bắt đầu đến công ty từng chia sẻ rằng: “Họ không cảm thấy được chào đón tại công ty trong ngày đầu tiên bắt đầu công việc. Dẫu biết mọi người ai cũng có việc riêng của mình và đang tập trung vào xử lý, phòng nhân sự thiếu đi khâu giới thiệu, chào hỏi nhân viên mới tới các phòng ban khiến cho việc nắm bắt thông tin trong công ty bị gãy gọn, gián đoạn hoặc không diễn ra một cách thuận lợi. Nhân sự sẽ là cầu nối chính giúp mọi người kết nối một cách gần gũi và rõ ràng hơn.

    Nội dung check-list công việc: 

    • Gửi email thông báo tới toàn bộ các phòng ban đính kèm thông tin cơ bản về nhân viên mới (WELCOME ONBOARD Letter)
    • Cùng nói lời “CHÀO” từ các phòng ban, từ mọi người tới nhân viên mới
    • Đối với các công ty có quy mô nhỏ, dẫn dắt các ứng viên đi giới thiệu với các phòng ban làm việc trực tiếp, gián tiếp
    • Đối với các công ty có quy mô lớn, dẫn dắt các ứng viên đi giới thiệu với một số phòng ban làm việc trực tiếp
    • Làm một bữa mini party nhỏ tại team làm việc trực tiếp, tại phòng đầu hoặc cuối giờ làm việc

    1.2 Giới thiệu chung về công ty & đào tạo nghiệp vụ tổng quan

    Thực trạng:

    Khi bắt tay vào làm việc, các bạn nhân viên mới chia sẻ rằng: “Họ không được đào tạo, cung cấp đầy đủ kiến thức về công ty, quy trình làm việc, hệ thống và chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban dẫn đến việc khi cần triển khai không biết sẽ phải tương tác với bộ phận nào, người phụ trách là ai và thật sự là năng lực, sản phẩm dịch vụ của công ty mình có cụ thể những cái gì?

    Song song với những vấn đề tiêu cực, cũng phải kể đến các yếu tố tích cực về việc các công ty, tập đoàn hiện nay đã sớm bổ sung hoàn thiện quy trình đào tạo hội nhập cho nhân viên mới một cách chuyên nghiệp hơn bằng cách tạo ra & đầu tư quy củ vào bộ phận TRAINING – ĐÀO TẠO. Đây được coi là một bộ phận có kiến thức và sự hiểu biết lớn về nền tảng toàn bộ quy trình, công việc của các phòng ban một cách tổng quan, tuy chưa hẳn là chuyên sâu nhất một cách trực tiếp khi triển khai nhưng vẫn đảm bảo là nắm bắt về nghiệp vụ, hiểu về quy trình và chỉ khi các bạn nhân viên mới vượt qua được những vòng kiểm tra này theo các cấp độ thì mới có thể đảm bảo hoàn thành tốt được công việc sau này.

    Nội dung check-list công việc:

    Quy trình đào tạo:

    Bước 1: Bộ phận HR (Thông tin chung về công ty)

    • Tên công ty
    • Lĩnh vực kinh doanh, phạm vi và quy mô hoạt động
    • Sứ mệnh, Tầm nhìn, Giá trị cốt lõi (Mission, Vision, Core Values)
    • Dịch vụ/ Sản phẩm mà công ty hiện đang sở hữu và kinh doanh
    • Cơ chế vận hành tổng thể. Cơ cấu tổ chức và bộ máy nhân sự

    Bước 2: Bộ phận đào tạo nghiệp vụ (Pass level 1,2,3)

    • Kiến thức nền tảng, tổng quát về ngành nghề, vị trí, chức năng, nhiệm vụ cần phải đáp ứng cũng như mục tiêu tại vị trí công việc đang phụ trách

    Bước 3: Trưởng bộ phận (Pass)

    • Những đầu mục, công việc, dự án cụ thể đang diễn ra và được phân công rõ ràng cũng như cách thức, thời gian deadline cần hoàn thành của từng nhiệm vụ đó.

    Phòng ban phụ trách:

    • Phòng nhân sự, bộ phận TRAINING – ĐÀO TẠO
    • Người phụ trách trực tiếp hoặc nhân viên được giao phó

    1.3 Hỗ trợ tương tác các phòng ban (Company TOUR)

    Trong mục này, mình muốn chia sẻ về tình trạng khi nhân sự mới gia nhập công ty do không được hỗ trợ kết nối, giới thiệu rõ ràng ngay từ đầu dẫn đến việc gặp khó khăn khi triển khai gây tâm lý hoang mang và đặc biệt thiếu tính kết nối.

    Các bạn không biết mình phải làm việc với ai, phòng ban nào chịu trách nhiệm cho quyết định gì để xin ý kiến và thực sự lo ngại khi bắt đầu phối hợp. Có một số bạn sẽ chủ động tìm kiếm cách thức, phương pháp và người phụ trách để liên hệ tuy nhiên vẫn sẽ mất thời gian hơn khi được hướng dẫn ngay từ đầu.

    Vào buổi trưa, nhân sự có thể đề xuất chủ động dẫn các bạn đi ăn cùng team để tạo cơ hội cho mọi người làm quen nói chuyện nhiều hơn, trao đổi sâu hơn và dễ dàng kết nối về sau này.

    Company TOUR có thể lồng ghép trong mục 1 CHÀO ĐÓN NỒNG NHIỆT nhưng với các chức năng và nhiệm vụ cụ thể hơn để hỗ trợ nhân viên mới tương tác gần bằng các công việc, đầu việc liên quan để phát huy đúng vai trò của mỗi người nằm trong bộ máy cấu trúc của hệ thống.

    1.4 Cung cấp các CCDC cần thiết

    Thực trạng:

    Người lao động ở trong tình trạng thiếu thốn các vật dụng, CCDC, trang thiết bị là các điều kiện cần để có thể bắt đầu triển khai được công việc. Thực tế, sự phân bổ nguồn lực để đáp ứng các nhu cầu cho người lao động của từng công ty sẽ khác nhau do quy mô, mô hình và ngân sách khác nhau nên không thể so sánh không cùng hệ quy chiếu được. Tuy nhiên, sẽ vẫn có những điều kiện thiết yếu tối thiểu để đảm bảo nhân viên có thể đủ năng lực hoàn thành được công việc, nhiệm vụ được giao.

    Bên cạnh đó, cũng có những công ty, tập đoàn có năng lực tốt với đầy đủ các trang thiết bị cần thiết để đáp ứng nhưng lại quên mất đi bước này và khi người lao động thấy thiếu hoặc hỏi đến thì mới bắt đầu bàn giao dần dần. Đây dường như là một điều tối kị khiến cho cả hai bên sẽ mất thời gian hơn trong việc sẵn sàng công việc trong khi mọi thứ đều sẵn có và nên tự động được bàn giao trong ngày đầu làm việc. Nếu người lao động cần thêm một trang thiết bị nào đó ngoài danh sách mặc định thì mới cần phải đề xuất thêm, còn không thì mọi thứ phải được tự động hoá.

    Nội dung check-list CCDC

    Chuẩn bị bàn giao các trang thiết bị, CCDC cần thiết cho người lao động:

    • Laptop hoặc PC, Chuột
    • Email tên miền công ty
    • Điện thoại bàn
    • Sổ, bút, máy tính, CCDC nói chung phục vụ công việc
    • Thẻ giữ xe toà nhà
    • Lấy dấu vân tay chấm công
    • Đồng phục công ty

    1.5 Thông báo quy định, quy chế, chính sách

    Thực trạng:

    Tương tự như khâu cung cấp CCDC, các chính sách văn bản quy chế quy định của công ty được ban hành có thể chưa được hệ thống đầy đủ tuy nhiên vẫn sẵn có trong kho tài liệu khi thành lập.

    Tuy nhiên, một bộ phận các anh chị nhân sự dường như quên mất đi việc này hoặc nếu có thì khâu triển khai chưa thực sự phát huy tác dụng. Khi nhân viên mới vào công ty, thiếu đi một buổi giới thiệu “tổng quan” về các quy định, quy chế mà thường gửi một danh sách dài tổng hợp các loại thông tin khiến cho các bạn nhân viên mới rất hoang mang, và không biết phải bắt đầu từ đâu để tìm hiểu vì khối lượng khổng lồ và thời gian thì cần tập trung cho công việc chính.

    Nội dung check-list công việc:

    • Cung cấp buổi đào tạo hướng dẫn về quy định, quy chế một cách “tổng quan” những mục chính, điểm cần lưu ý và chắt lọc yếu tố mang tính tập trung nhất. Bên cạnh đó, cung cấp các loại tài liệu tham khảo chuyên sâu để nếu các bạn nào cần cụ thể hơn về nguồn nào thì có tìm tên của file đó.

    Ví dụ: File Quy trình tạm ứng, Quy trình kế toán, Quy trình đánh giá hiệu quả công việc, etc

    • Tự động gửi các tài liệu hội nhập tới nhân viên mới như quy định công ty, chuyên môn, kỹ năng cần thiết.
    • Hoàn thiện quy trình hỗ trợ các phòng ban có liên quan trong việc tiếp nhận nhân viên: Hợp đồng lao động; Biên bản cam kết; Biên bản bàn giao trang thiết bi,…
    • Các quy định chung về công ty
    • Quy định về việc nghỉ phép, số ngày nghỉ
    • Quy chế về việc vi phạm các nội dung như đi muộn về sớm, etc
    • Các chính sách tuyển dụng, đào tạo, cơ hội thăng tiến và nâng mức thu nhập, khen thưởng – kỷ luật, an toàn & vệ sinh lao động
    • Các quy trình và thủ tục chính cần lưu ý

    Phòng ban phụ trách: Phòng Nhân sự

    1.6 Lắng nghe những phản hồi

    Sau khi kết thúc quá trình hội nhập nhân viên mới thì các anh chị nhân sự trực thuộc bộ phận đào tạo nên sắp xếp một buổi ngồi lại để trao đổi và lắng nghe từ người lao động về những điểm mà cá nhân họ còn đang cảm thấy băn khoăn, và cần hỗ trợ để được giải đáp.

    Thực trạng:

    Nhiều công ty chủ yếu coi đây là “thủ tục” phải làm nên khá hời hợt và thực chất là “làm cho có”, mang tính lưu trữ thông tin chứ không chú trọng đến ý kiến thực sự của các bạn nhân viên mới về các thắc mắc cũng như mong muốn thực sự. Và khi người lao động cảm thấy không được lắng nghe dù cho họ đã bày tỏ ý kiến, lâu dần qua thời gian họ cảm thấy không có kết quả với việc này và sẽ không còn muốn đóng góp bất kì điều gì nữa. Hệ quả sẽ không còn ý kiến nào được đưa ra và nhân sự cảm thấy không hài lòng, thì lúc đó quyết định nghỉ việc được đưa ra sẽ là một điều hiển nhiên. Đến khi công ty nhận ra được vấn đề để “chữa cháy” thì cũng đã quá muộn màng rồi.

    Bên cạnh đó, cũng có rất nhiều tập đoàn làm tương đối tốt việc này khi sẵn sàng dành thời gian ngồi lại tỉ mỉ, cẩn thận thu thập, lắng nghe các ý kiến một cách kĩ lưỡng dù đúng dù sai hay chưa phù hợp thì việc đó cũng đã thể hiện sự tôn trọng giữa cả hai bên về thiện chí hợp tác. Sau đó bộ phận nhân sự sẽ tiếp tục làm việc với các phòng ban liên quan, các cấp lãnh đạo về đề xuất để phản hồi lại các quyết định mang tính chính xác với mục đích giải đáp thắc mắc cho đến khi người lao động thực sự có được câu trả lời thoả đáng.

    2. Tổ chức buổi họp định kỳ hàng tuần

    • Tổ chức buổi họp để trao đổi về việc hội nhập của nhân viên để xem các khó khăn mà người lao động gặp phải, cần hỗ trợ ở điểm nào và các đề xuất để công việc trở nên thuận lợi hơn.

    3. KẾT THÚC THỬ VIỆC

    • Tổ chức buổi họp với nhân sự và phòng ban/ người phụ trách để đánh giá kết quả thử việc, công việc hội nhập
    • Trao đổi về các cơ hội, và trả lời các thắc mắc (nếu có) từ phía nhân viên
    • Kí hợp đồng chính thức và trao đổi, cung cấp đầy đủ các quyền lợi chính sách dành cho nhân viên chính thức

    Trách nhiệm của Trưởng bộ phận và phòng Nhân sự: 

    • Áp dụng phương pháp thu thập thông tin một cách đa chiều hay còn gọi là 360 độ thì chúng ta sẽ có được cái nhìn khách quan nhất để đánh giá một nhân viên mới.
    • Đánh giá khả năng làm việc từ các bạn đồng nghiệp ở trong cùng một bộ phận, sự tương tác với các phòng ban khác một cách trực tiếp, gián tiếp cũng như kết nối với các cấp lãnh đạo và ở ngoài công ty là đối với khách hàng.
    • Đưa ra các chương trình đào tạo mới để giúp nhân viên cải thiện các kĩ năng còn yếu và tạo động lực để họ có thể phát triển hơn nữa, đi xa trong tương lai. Các bạn muốn được thăng tiến lên vị trí này, ngoài các chỉ số KPIs trực tiếp cần phải đạt được thì cần những kĩ năng quản lý song song về đội nhóm về con người sẽ được đào tạo và mang đến cơ hội trải nghiệm, thử thách.

    KẾT LUẬN

    Mỗi chúng ta, chắc hẳn đều đã từng trải qua quãng thời gian là ứng viên, nhân viên mới, người lao động khởi đầu tại một công ty nào đó. Dù ở cương vị nào thì mình tin rằng luôn có nhiều cách thức để giúp đỡ, hỗ trợ các bạn mới hoà nhập hơn với môi trường làm việc.

    Bạn là, nhà tuyển dụng, nhân sự phòng hành chính NS, liên quan trực tiếp đến đời sống của người lao động trong công ty thì đây đúng là bài viết dành cho bạn.

    Bạn là, đồng nghiệp, người lao động lâu năm, có thâm niên đừng ngần ngại và thờ ơ HÃY CHUNG TAY giúp đỡ các bạn mới thay vì để họ lẻ loi và dần dần xa cách tách biệt với tổ chức.

    Hãy thử một lần nhớ lại cảm giác của bạn trong ngày đầu tiên đi làm, không ai chào đón, không ai trò chuyện, trưởng bộ phận vắng mặt, không có ai thay mặt điều phối. Bạn đến không biết và bạn đi cũng không ai hay cho đến tận bây giờ? Cảm giác bạn đang đóng vai chính trong bộ phim mang tên “người vô hình”.

    Hãy thử một lần nhớ lại cảm giác của bạn trong ngày đầu tiên đi làm, được mọi người hân hoan chào đón, bằng các cách khác nhau và tâm trạng của bạn, động lực làm việc đã được tăng lên đáng kể như thế nào và để cảm thấy gắn bó, duy trì lâu dài ổn định hơn với công ty.

Giới thiệu David HOC

No loss system Một trong những giải pháp không thua lỗ Tâm đức trí tài ...

Gửi bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *